- Prioriza con una fórmula: horas al año × personas × factibilidad.
- Gana lo frecuente y repetido, no lo vistoso.
- Cada iniciativa necesita un dueño en el área, no en TI ni en el proveedor.
- Mide el antes: sin línea base, el resultado es una opinión.
Prioriza con tres números: horas al año que consume el proceso, personas que lo hacen y qué tan factible es resolverlo hoy. Multiplícalos y ordena. Los primeros casos de uso son los de mucho volumen, mucha gente y factibilidad alta; los vistosos pero raros van después.
Es el criterio que usamos en el Impact Lab, donde cada área de la empresa lleva una iniciativa a producción.
La fórmula
Un ejemplo calculado
Tres procesos de una empresa de servicios, con números ilustrativos:
| Proceso | Horas al año | Personas | Factibilidad | Prioridad |
|---|---|---|---|---|
| Reporte semanal de operaciones | 2 h × 52 = 104 | 8 | 3 | 2,496 |
| Conciliación de cobranza | 6 h × 12 = 72 | 3 | 3 | 648 |
| Chatbot para clientes | 40 h de proyecto | 1 | 1 | 40 |
El reporte semanal, que nadie pondría en una presentación, es el primero. El chatbot, que es el que todos quieren, queda al final.
¿Tienes una lista de ideas y no sabes por cuál empezar? La priorizamos contigo.
Priorizar mis casosDónde cae cada idea
¿Por qué fallan las primeras iniciativas?
Se elige lo vistoso
El chatbot luce en el comité; el reporte de cada lunes libera horas desde la primera semana.
Nadie es dueño
Una iniciativa que «es de TI» o «es del proveedor» se detiene cuando esa persona cambia de prioridad.
No se midió el antes
Sin minutos por ejecución al inicio, al final solo queda la percepción de que «sí ayudó».
¿Dónde suele estar el impacto?
Son hipótesis, no promesas: dónde normalmente está el volumen. La selección final es de cada empresa.
Facturación
Del contrato y el consumo del mes al documento revisado, con las reglas de cada cuenta.
Tesorería
La conciliación bancaria contra el ERP, con las excepciones señaladas.
Cobranza
Estado de cartera por cliente, prioridades y borradores de seguimiento.
Operaciones
Del reporte de campo y el correo a un estatus consolidado por frente.
Comercial
Scripts y calificación de prospectos con el historial real del CRM.
Legal
Contratos contra el contrato tipo: cláusulas fuera de estándar y fechas críticas.
Dos ejemplos de iniciativas terminadas
Se presentan sin nombre por confidencialidad. En los dos, el trabajo lo terminó el equipo del cliente.
El «AI Brain» de la empresa
Antes: RH contestaba una y otra vez las mismas preguntas sobre políticas y procesos.
Lo que se construyó: una skill conectada a Google Drive, ordenada según la gobernanza de datos de la empresa, para que cada persona pregunte desde su propio Claude por políticas, OKRs, avances y métricas del trimestre. Más un proceso con dueño para mantener cada fuente al día.
Después: el conocimiento quedó centralizado y vigente, y RH dejó de contestar lo mismo.
Scripts y presentaciones por cliente
Antes: cada vendedor preparaba sus llamadas a mano, sin personalizar de verdad.
Lo que se construyó: el «cómo vender» de la empresa dentro de una skill que identifica la jugada para cada cliente, elige la plantilla y genera el script y la presentación desde el Claude de cada vendedor.
Después: menos horas de preparación y presentaciones de verdad personalizadas.
¿Cómo se lleva un caso de uso a producción?
En el Impact Lab son seis sesiones en dos semanas. Cada una cierra con una salida concreta:
El detalle está en cómo funciona el Impact Lab.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se priorizan los casos de uso de IA en una empresa?
Con tres números: cuántas horas al año consume el proceso, cuántas personas lo hacen o dependen de él, y qué tan factible es resolverlo con las herramientas actuales. Se multiplican y se ordena. Los primeros casos son los de mucho volumen, muchas personas y factibilidad alta.
¿Quién debe elegir los casos de uso: TI o las áreas?
Las áreas, con una persona dueña de cada iniciativa. TI habilita los accesos y la seguridad; pero quien sabe qué proceso duele, y quien va a usar el resultado, es el área. Una iniciativa sin dueño en el área no llega a producción.
¿Cómo se mide si un caso de uso de IA funcionó?
Midiendo el proceso antes y después: minutos por ejecución y ejecuciones al mes antes de empezar, y lo mismo al cerrar, con telemetría de uso. Sin la medición de antes, el resultado es una opinión.